中文学会秘书组是由学会执委会秘书及其组委所组成，主要负责中文学会的所有文书工作秘书组所执行的文书工作主要分为会议、资料收集与整理及日常联络三项。而这三项看似简单的文书工作，其实一点也不简单，其过程更称得上是充满了不同的挑战！

1.会议

秘书组负责中文学会的各大会议，如常年大会及扩大会议的会议通知。而会议通知又分电子及书面两种形式。秘书组组员将通过电子邮件通知学会的全体会员相关会议，并在宣传组的协助下讲书面通知连同会议议程派送到每一位会员的宿舍门口。其次，秘书组也负责在会议当天负责会议的签到事宜。我们通常也借此机会跟进会员的资料。

2. 资料收集与整理

秘书组负责收集及整理的资料主要是新旧会员的注册和学会内外的联络名单。其中，新旧会员的注册工作也包括了整理出最新的会员名单，而学会内外的联络名单则包括学会执委、各项特别活动之筹长及校内其他学会团体执委会之联络名单。此外，我们也负责其他较为琐碎的资料及来往信件的存档工作。

3. 日常联络

秘书组日常联络的工作包括了对外及对内两种。对外者主要是书信之往来。除了负责寄出一些函件之外，秘书组也必须负责在学生事务处（SAO）的收信工作并于其后将相关信件交到相关负责人手中。而对内的联络工作则主要在于通知会员一些活动的消息。这些活动包括各文娱小组的常规活动及中文学会主办的其他各项特别活动。秘书组与会员联系的主要途径是电子邮件。秘书组在中文学会主要扮演一个联络、沟通与协调的角色。因此它要求其组委持有积极的工作态度及效率。而秘书组也本着这样的原则为学会服务。

秘书组